Tijd voor koffie

Weer die sleutel van het voorraadhok weg. Het is acht uur ’s ochtends en de koffie in onze kantine is precies op dit moment op. Na een nacht van weinig slaap door een gillende baby is dit wel het laatste waar ik op zat te wachten. De voorraad van onze koffiepads ligt op de zaak in een voorraadhok dat standaard op slot zit. Normaliter ligt de sleutel in de la bij het bestek (want wat is anders een goede plek?), maar die is juist nu verdwenen. Chagrijnig loop ik naar onze kantine in het magazijn om daar koffie te halen. Met eenhalve glimlach groet ik mijn collega’s die hun eerste bak koffie al op hebben en een stuk vrolijker zijn. Nadat ik weer in de kantine bij mijn kantoor aankom, zie ik mijn collega snel de sleutel van het voorraadhok terugleggen. Waar was je dan 5 minuten geleden? Waarom ligt de sleutel niet waar die altijd ligt?  Gelukkig heb ik inmiddels twee slokken koffie op waardoor ik mijn collega niet direct aanval.

Kan ik de extra kosten ergens doorbelasten?

Altijd maar die sleutels kwijt. Niemand weet waar ze zijn of wie er verantwoordelijk is voor een bepaalde sleutel. Dit is een voorbeeld met een klein probleem, maar wij zien regelmatig diverse situaties waarin bedrijven geen overzicht hebben van moedersleutels voor hele sluitplannen  of sleutels van panden die zij in het beheer hebben. Ik spreek mijn collega er simpelweg op aan en vul vervolgens een kwartier later de koffie aan. Maar wat doe je als je aan je opdrachtgever moet uitleggen dat je de sleutel van zijn pand kwijt bent? En hoe verhaal je de kosten voor het vervangen van een sluitplan omdat jouw medewerker een sleutel kwijt is geraakt? 

Nu is het jouw verantwoordelijkheid

Uiteraard is dit niet direct het einde van de wereld. In sommige gevallen is het uitgeven van sleutels verholpen door bijvoorbeeld mensen te laten tekenen voor het meenemen van een sleutel. Hierdoor krijgen ze een gevoel van verantwoordelijkheid voor de geleende sleutel en zijn mensen geneigd voorzichtiger hiermee om te gaan. Ook kan een goede instructie of toelichting helpen. Leg uit aan het personeel waarom het belangrijk is om sleutels niet kwijt te raken.

Wel met de tijd meegaan

Anno 2023 staat digitaliseren bij iedere onderneming hoog op de wensenlijst. Dit is met sleutelbeheer niet anders. Het op papier noteren en bijhouden wie welke sleutel in zijn bezit heeft, is natuurlijk niet meer van deze tijd. Zeker bij grotere aantallen sleutels is dit niet foutloos te registreren. Door het digitaliseren van het sleutelbeheer wordt tevens het personeel ontzorgd. De dame achter de balie hoeft niet meer de gehele dag te wachten totdat er iemand een sleutel op komt halen. Zij kan haar dag veel effectiever besteden aan zaken die er meer toe doen. Zeker in deze tijd van personeelskrapte is dat geen overbodige luxe.

Is er dan geen goede oplossing?

De sleutelmanagementsystemen van Creone gaan zelfs een stapje verder en kunnen voor deze taken worden ingezet. Bij een hotelketen kan er in plaats van een bemande receptie een sleutelkast worden opgehangen die op afstand aangestuurd kan worden. Toegangscodes voor de hotelgasten worden gegenereerd en worden gekoppeld aan bepaalde kamersleutels. De beheerder kan bijvoorbeeld thuis zien met welke code welk vak is geopend. Wanneer iemand geen toegang heeft tot een sleutel zal dit vak ook niet opengaan. Hierdoor is het sleutelmanagementsysteem kostenbesparend en efficiënt. 

En waar bestel ik deze sleutelmanagement oplossing?

Wil je meer informatie ontvangen over hoe jouw organisatie ook efficiënter te werk kan gaan en daarmee ook kosten kan besparen (en collega’s kan beschermen in geval van koffietekorten)? Kijk dan snel op onze website naar ons Intelligent Security programma of neem contact op met onze collega’s!